Jak na ironię, zarządzanie czasem to problem, który dotyka wszystkich, ale nikt nie ma czasu, aby się nim zająć. Warto jednak poświęcić trochę uwagi analizie tego, jak spalamy swój czas i czy można się lepiej zorganizować. Zarządzanie czasem w pracy w sposób bardziej efektywny jest możliwe, jednak należy aktywnie podejść do tego problemu.
Nie ma wątpliwości, że czas mija. A im więcej czasu mija bez lepszego zorganizowania się, tym więcej tracimy, a wraz z nim energii i możliwości. Dlatego tak ważna jest analiza naszego dnia pracy, aby zrozumieć, czy konieczne jest wprowadzenie jakichkolwiek zmian .
21 wskazówek, jak zarządzać czasem w pracy i być bardziej efektywnym
Zarządzanie czasem to złożone zagadnienie, którego zakres rozciąga się od zwiększania produktywności po równowagę pomiędzy pracą a życiem rodzinnym . Celem jest uniknięcie wypalenia zawodowego, wyrobienie dobrych nawyków i wyznaczenie długoterminowych celów. Planowanie i ustalanie priorytetów to sekret odzyskania kontroli nad naszym czasem i życiem, niezależnie od wykonywanego zawodu. . Jory MacKay oferuje 21 strategii lepszego zarządzania czasem.
Zrozumienie, gdzie kończy się nasz czas
Zarządzanie czasem nie oznacza wpadania w niepokój i strach przed jego utratą. Chodzi raczej o zrozumienie korzyści płynących z mądrzejszego użytkowania, jak wyjaśnia MacKay. Z tego wynika pierwsza grupa strategii i porad:
1. Zrozum, że zarządzanie czasem jest ważną kwestią. Jak już powiedzieliśmy, nie chodzi o obawę przed marnowaniem czasu, ale o zrozumienie korzyści płynących z prawidłowego zarządzania.
2. Bądź realistą: ile pracy możesz faktycznie wykonać w ciągu dnia? Możemy myśleć o czasie po prostu jako o zasobie, którego potrzebujemy w większych ilościach, ale posiadanie większej ilości czasu niekoniecznie oznacza większą produktywność. Najlepszym sposobem zarządzania nim jest zaplanowanie, nad czym i kiedy będziesz pracować.
3. Dowiedz się, gdzie występuje wyciek czasu. Im lepiej rozumiesz przebieg dnia pracy, tym większy wpływ będą miały Twoje wysiłki na ogólne zarządzanie.
4. Wyznaczaj codzienne cele i wdrażaj systemy śledzenia, które pomogą Ci zrozumieć, w jaki sposób wykorzystujesz swój czas. Kiedy już będziesz mieć ogólną wizję, możesz zacząć zmieniać swój dzień.
5. Stwórz motywującą poranną rutynę. Dobra rutyna po przebudzeniu przygotowuje nas na produktywny dzień pracy: to pozytywny zastrzyk energii, który towarzyszy nam aż do wieczora.
6. Porzuć wielozadaniowość . Badania to potwierdzają: człowiek nie jest w stanie skoncentrować się na więcej niż jednym zadaniu na raz. Jeśli zauważysz, że tracisz koncentrację, zatrzymaj się i zapisz swoje myśli, zanim powrócisz do głównego zadania.
Ustal priorytet najważniejszej części pracy i oddeleguj resztę
Kiedy już zrozumiemy, dokąd ucieka nasz czas, musimy zdecydować, na co go poświęcić (a na co nie). Z tego powodu MacKay radzi nam:
7. Zidentyfikuj pilną pracę. Zrozumienie, co wymaga natychmiastowej uwagi, a co nie jest ważne lub pilne, pomaga nam ustalić przemyślany kalendarz.
8. Kiedy już ustalisz swoje priorytety, bądź kategoryczny . Wybierz swoje główne cele i skup się na nich.
9. Użyj reguły 30X do delegowania niektórych zadań . To zasada Rory'ego Vadena: poświęć 30 razy więcej czasu na wykonanie zadania, aby nauczyć go tego kogoś innego. Poświęcenie czasu na nauczanie innej osoby, a następnie delegowanie pozwoli nam zaoszczędzić 1100 minut rocznie . Lub, jak mówi Vaden, wzrost ROTI (zwrotu z zainwestowanego czasu) o 733%.
10. Wypisz słowo „nie” ze swojego słownika . Jak wynika z artykułu opublikowanego na Uniwersytecie w Chicago, mówienie „nie zrobię tego” zamiast „nie mogę tego zrobić” znacznie ułatwia uwolnienie się od niechcianych zobowiązań.
Ustal funkcjonalny harmonogram dnia
Gdy tylko te pierwsze się skończą
11. Ustalaj harmonogramy, a nie terminy . Mackay pożycza tutaj radę Jamesa Cleara . Zamiast gonić za ostatecznym terminem (a potem czuć się sfrustrowany, jeśli w końcu nie dotrzymasz terminu), ustal znaczący cel i zdefiniuj plan działania.
12. Twórz plany w oparciu o czas, a nie czynności . Podziel trudne zadania na sesje o wymiernym czasie trwania. Organizując dzień na ułamki czasu zamiast na zadania, możemy zacząć zarządzać swoim harmonogramem w oparciu o znaną datę (lub zobowiązanie).
Kalendarz to coś skończonego. Dzień zawiera tylko określoną liczbę godzin. Fakt ten staje się jasny w momencie, gdy spróbujemy zmieścić nierealistyczną liczbę rzeczy w skończonej przestrzeni.
-Peter Bregman-
13. Zaplanuj przerwy i okresy odpoczynku. Potrzebujemy czasu na odpoczynek i musimy zaakceptować fakt, że będą przerwy. Nieuwzględnienie tego oznacza pracę w sposób chaotyczny. Zdarzają się nieoczekiwane zdarzenia, a nasz organizm ostrzega nas, kiedy nadejdzie czas na przerwę. Jeśli nie pozostawimy marginesu, nasze plany mogą nagle się zawalić.
14. Oddziel czas twórcy od czasu menedżera . Łatwo jest wypełnić czas rutynowymi zadaniami i nie pozostawić wystarczająco dużo miejsca na sensowną pracę. Jedna rzecz jest taka Do inny jest zarządzać .
15. Zajęcia grupowe przez cały tydzień. Pogrupuj podobne działania i wykorzystaj dynamikę, jaką daje rozpoczęcie pracy. Zastosuj pierwszą zasadę ruchu Newtona do produktywności: poruszający się obiekt kontynuuje swój ruch.
Wykorzystaj przestrzeń, aby zarządzać czasem w pracy w bardziej motywujący sposób
Kalendarz i harmonogram to nie jedyne narzędzia do zarządzania czasem, jakie mamy. Mackay sugeruje kilka strategii do zastosowania w biurze, które mogą mieć wpływ na sposób, w jaki pracujemy.
16. Wypróbuj metodę prażona kukurydza aby odblokować czas. Zmiana lokalizacji miejsca pracy w ciągu dnia może być dobrym sposobem na utrzymanie motywacji i produktywności. Jest to technika zaproponowana przez Joela Runyona i działa w ten sposób:
- Zapisz na kartce papieru wszystkie swoje zobowiązania zawodowe na dany dzień.
- Podziel tę listę na trzy równe części lub części (patrz punkt 15).
- Wybierz trzy różne stanowiska dla każdej partii roboczej.
17. Pracuj zgodnie z energetycznym rytmem swojego ciała. Zorganizuj swoją pracę w najbardziej funkcjonalny dla Ciebie sposób. Nie myśl tylko w kategoriach zarządzania czasem, ale także energia .
Chroń swój czas
Sytuacji, które będą próbowały zająć Twój czas nigdy nie zabraknie. Czas należy chronić, aby uniknąć jego niewłaściwego wykorzystania. Mackay oferuje następującą radę.
18. Wykorzystaj strategiczne lenistwo, aby pracować nad właściwymi rzeczami . Koncepcja strategicznego lenistwa zakłada nadanie priorytetu ważnym zawodom i zadaniom oraz pozwolenie sobie na odrobinę lenistwa dla tych, które są mniej ważne.
Nie ma nic mniej produktywnego niż efektywne robienie tego, czego w ogóle nie należy robić.
-Peter Drucker-
19. Automatycznie broń swojego niezbywalnego czasu. Ważne jest, aby praca wymagająca koncentracji przebiegała bez problemów i przerw. W tym celu należy unikać czynników rozpraszających. Istnieją narzędzia, które pozwalają automatycznie komunikować się z innymi, gdy jesteś niedostępny. Możesz też znaleźć sposób, aby zakomunikować, że jesteś skupiony i nie chcesz, aby Ci przeszkadzano.
20. Użyj metody Ivy Lee, aby dobrze zakończyć dzień. Ivy Lee zaleca prostą codzienną rutynę składającą się z pięciu kroków, która zapewni maksymalną produktywność.
- Na koniec każdego dnia pracy zapisz sześć najważniejszych rzeczy, którymi musisz się zająć następnego dnia. Nie pisz więcej niż sześciu zadań.
- Ułóż te sześć elementów według ważności.
- Następnego dnia skup się na swojej pierwszej pracy. Ukończ to, zanim przejdziesz do drugiego.
- Postępuj z resztą listy w ten sam sposób. Na koniec dnia przenieś niedokończone zadania na listę na następny dzień.
- Powtarzaj ten proces każdego dnia roboczego.
21. Nie zapominaj o korzyściach płynących z wolnego czasu. Zarządzanie czasem to nie tylko praca. Aby znaleźć równowagę w życiu zawodowym, która zapewni nam zdrowie i szczęście, musimy pamiętać o czasie przeznaczonym na odpoczynek, wypoczynek i socjalizacja .
Lepsze zarządzanie czasem w pracy: możliwe wyzwanie
Zarządzanie czasem w pracy i bycie bardziej produktywnym to wyzwanie w zasięgu każdego . Musimy jednak zatrzymać się i pomyśleć o tym, co robimy, jak to robimy i co tak naprawdę chcemy osiągnąć. Robienie niekoniecznie oznacza pracę lub ukończenie.
Dlatego poświęć niezbędny czas na przestudiowanie swojej rutyny i zmianę harmonogramu zajęć. Dzięki tym wskazówkom łatwiej będzie Ci zorganizować dzień pracy lub nauki i uzyskać lepsze wyniki.
